Prioriteiten stellen, nog zo’n kreet waarvan je best weet dat het moet, maar ja…. Je to-do lijst is zo ontzettend lang en alles lijkt belangrijk. Iedereen wil iets van je en ze willen het ook nog allemaal nu. Je wilt niemand teleurstellen en je hebt de neiging om gelijk te doen wat er van je gevraagd wordt.
Alles lijkt op dit moment belangrijk, dus is het lastig om een keuze te maken waar we ons nu echt op gaan focussen. Heb je net een keuze gemaakt, komt er weer een telefoontje tussendoor.
Als ik dit nu meteen doe dan is het ook weer klaar. Kan is het weer afstrepen. Fijn toch? Maar hoe zit het dan met al die andere belangrijke dingen op je to-do lijst. Moedeloos wordt je ervan. Je kan je hoofd er over breken maar je gaat maar gewoon door waar je gebleven bent. We zien wel hoe we aan het einde van de dag uitkomen. En anders moet je toch maar wat werk mee naar huis nemen. Het is even niet anders.
Maar ja, jij weet net zo goed als ik dat het de volgende keer weer precies zo gaat en voor je het weet is werk mee naar huis nemen je nieuwe gewoonte.
In dit blog geef ik je 3 tips om meer beter prioriteiten te stellen.
3 tips om prioriteiten te stellen
Hoe kan je nu beter prioriteiten stellen en hoe weet je nu wat belangrijk is en waar je de prioriteit aan moet geven. Hiervoor is het goed om een onderscheid te maken wat dringend is en wat belangrijk is.
1. Start je dag met een braindump
Daar is hij weer, de wel bekende braindump. Als je mij al een tijdje volgt dan weet je dat ik het vaker over de braindump heb. Maar toch is dat echt een belangrijk iets. Gewoon even je hoofd leeg maken door alles op te schrijven wat er in zit.
Het is goed om je dag te beginnen met een braindump. Nog voordat je jouw mailbox hebt geopend of andere dingen gaat doen mag je eerst even pen en papier pakken en gewoon opschrijven wat er allemaal in je hoofd spookt. Dat kunnen kleine dingen zijn als boodschappen die je niet wil vergeten, een telefoontje die je nog wil plegen of een heel project wat je nog moet starten. Maak een lijst van alles wat in je op komt. De volgorde is in deze fase nog niet belangrijk, als je hoofd maar leeg is.
Zodra je niets meer kan bedenken wat bij op het lijstje mag komen te staan. Neem je het lijstje door en pak je de 5 meest belangrijke acties die op het lijstje staan. Bepaal van deze 5 acties wat je absoluut vandaag moet doen. Zorg ervoor dat je dit in ieder geval gedaan hebt vandaag.
Zo hoef je aan het einde van de dag geen zorgen te maken, dat er weer veel onverwachte dingen tussendoor zijn gekomen, want het meest belangrijke heb je tenslotte gedaan. Je kan alsnog met een voldaan gevoel naar huis.
2. Gebruik de prioriteitenmatrix
De kern van het feit dat je geen overzicht hebt in al je werkzaamheden is dat je prioriteiten stelt. Maar hoe bepaal je wat voorrang moet krijgen? Een beproefde methode is het gebruik van de prioriteitenmatrix, ook wel bekend als de Eisenhower Matrix. Deze matrix verdeelt taken in vier categorieën:
1. Belangrijk en urgent: taken die onmiddellijke aandacht vereisen, zoals crises of strikte deadlines. Hier zit je in de actie stand en ga je doen. Alles wat je te lang laat liggen wordt urgent en ben je steeds brandjes aan het blussen.
2. Belangrijk maar niet urgent: hier wil je zoveel mogelijk werken. Hier kan je plannen. Hier krijg je overzicht in al je taken. Hier krijg je leiderschap over je tijd.
3. Urgent maar niet belangrijk: taken die snel moeten worden afgehandeld maar weinig bijdragen aan je doelen, zoals sommige e-mails of vergaderingen. Dit zijn ook taken die je kan delegeren, ze moeten wel gedaan worden maar misschien niet door jou.
4. Niet urgent en niet belangrijk: taken die weinig tot geen waarde toevoegen en vaak als tijdverspilling kunnen worden beschouwd. Hier zit ook de afleiding van o.a. sociale media.
Door je taken op deze manier te categoriseren, krijg je inzicht in waar je je tijd en energie op moet richten. Het doel is om zoveel mogelijk tijd te besteden aan taken in de tweede categorie, omdat deze bijdragen aan je langetermijndoelen en helpen om toekomstige urgente situaties te voorkomen.
3. De ‘moet ik dit nu doen’ methode
Een andere effectieve techniek is de ‘Moet ik dit nu doen?’ methode. Door jezelf deze vraag op verschillende manieren te stellen, kun je bepalen of een taak echt noodzakelijk is, of het door jou moet worden gedaan, of het op dit moment moet gebeuren, en of het überhaupt moet worden gedaan. Deze reflectie helpt je om bewuster om te gaan met je tijd en taken.
Met deze methode kan je jezelf de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ op 5 verschillende manieren stellen.
Moet ik dit nu doen? Is er een need-to-do of een nice-to-do? Moet jij die taak of actie wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag zou willen doen, als je tijd had? Of vind je dat je het moet doen, omdat het je nu eenmaal wordt gevraagd, ook al behoort het niet tot jouw core business? Uit automatisme zeggen we vaak ten onrechte ‘ja’.
Moet ik dit nu doen? Ben jij degene die dit moet doen of kun je het delegeren? De manier bij uitstek om tijd te winnen is dingen wel te doen, maar niet zelf.
Moet ik dit nu doen? Is dit wat er moet gebeuren of is er een beter alternatief? Je wilde eigenlijk gaan mailen, maar misschien is een telefoontje effectiever.
Moet ik dit nu doen? Kan het wachten? Veel zaken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Is de urgentie reëel of aangedikt door anderen?
Moet ik dit nu doen? Moet er überhaupt iets gedaan worden? Niet altijd ligt de oplossing in een te ondernemen actie. Krijg je een cc-mail dan hoef je geen actie te ondernemen, want zo’n mail is bedoeld als informatie. Veel problemen lossen zich bovendien vanzelf op. Niets doen kan dus ook slim zijn.
Wat zijn jouw prioriteiten? Wat zijn jouw doelen?
Met deze drie tips kan je meer overzicht krijgen waar jouw aandacht op een dag naar toe mag gaan. Maar naast de vraag wat heeft prioriteit is er ook nog de vraag “Wat is voor jou belangrijk?” Waar krijg je energie van en wat kost je energie? Hoe is de verhouding tussen deze twee? Waarom doe je de dingen die je energie kosten?
Het stellen van duidelijke doelen is hierbij essentieel. Zonder een duidelijk beeld van wat je wilt bereiken, is het moeilijk om prioriteiten te stellen. Doelen geven richting en helpen je om je tijd en middelen effectief in te zetten. Ze fungeren als een kompas dat je begeleidt bij het nemen van beslissingen en het stellen van prioriteiten.
Maak een winstplan
Maar hoe vertaal je deze doelen naar concrete acties? Hier komt het belang van een winstplan naar voren. Een winstplan is een strategisch document dat je doelen omzet in meetbare resultaten. Het geeft inzicht in je omzet, kosten en winst, en helpt je om gefocust te blijven op wat echt belangrijk is. Door een winstplan op te stellen, kun je proactief werken aan je doelen en tijdig bijsturen als dat nodig is.
Het opstellen van een winstplan begint met het bepalen van je omzetdoel. Vervolgens kijk je naar de kosten die je verwacht te maken en bereken je de winst die je onderaan de streep overhoudt. Dit geeft je een duidelijk beeld van wat je bedrijf kan opleveren en helpt je om gefocust te blijven op je doelen.
Door prioriteiten te stellen, duidelijke doelen te formuleren en een winstplan op te stellen, creëer je een solide basis voor succes. Het helpt je om je tijd en energie te richten op wat echt belangrijk is, waardoor je productiever en tevredener wordt.
Wil je meer grip krijgen op je prioriteiten en doelen? Overweeg dan om een winstplan op te stellen. Het is een krachtig instrument dat je helpt om je doelen te bereiken en je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Neem vandaag nog de eerste stap en ontdek hoe een winstplan jou kan helpen om je ambities waar te maken.
