Prioriteiten stellen | Angelique Vijge Structuurcoach

Prioriteiten stellen – 3 tips voor dagelijks gebruik

Prioriteiten stellen, nog zo’n kreet waarvan je best weet dat het moet, maar ja…. Je to-do lijst is zo ontzettend lang en alles lijkt belangrijk. Iedereen wil iets van je en ze willen het ook nog allemaal nu. Je wilt niemand teleurstellen en je hebt de neiging om gelijk te doen wat er van je gevraagd wordt.

Alles lijkt op dit moment belangrijk, dus is het lastig om een keuze te maken waar we ons nu echt op gaan focussen. Heb je net een keuze gemaakt, komt er weer een telefoontje tussendoor.

Als ik dit nu meteen doe dan is het ook weer klaar. Kan is het weer afstrepen. Fijn toch? Maar hoe zit het dan met al die andere belangrijke dingen op je to-do lijst. Moedeloos wordt je ervan. Je kan je hoofd er over breken maar je gaat maar gewoon door waar je gebleven bent. We zien wel hoe we aan het einde van de dag uitkomen. En anders moet je toch maar wat werk mee naar huis nemen. Het is even niet anders.

Maar ja, jij weet net zo goed als ik dat het de volgende keer weer precies zo gaat en voor je het weet is werk mee naar huis nemen je nieuwe gewoonte.

In dit blog geef ik je 3 tips om meer beter prioriteiten te stellen.

3 tips om prioriteiten te stellen

Hoe kan je nu beter prioriteiten stellen en hoe weet je nu wat belangrijk is en waar je de prioriteit aan moet geven. Hiervoor is het goed om een onderscheid te maken wat dringend is en wat belangrijk is.

1. Start je dag met een braindump

Daar is hij weer, de wel bekende braindump. Als je mij al een tijdje volgt dan weet je dat ik het vaker over de braindump heb. Maar toch is dat echt een belangrijk iets. Gewoon even je hoofd leeg maken door alles op te schrijven wat er in zit.

Het is goed om je dag te beginnen met een braindump. Nog voordat je jouw mailbox hebt geopend of andere dingen gaat doen mag je eerst even pen en papier pakken en gewoon opschrijven wat er allemaal in je hoofd spookt. Dat kunnen kleine dingen zijn als boodschappen die je niet wil vergeten, een telefoontje die je nog wil plegen of een heel project wat je nog moet starten. Maak een lijst van alles wat in je op komt. De volgorde is in deze fase nog niet belangrijk, als je hoofd maar leeg is.

Zodra je niets meer kan bedenken wat bij op het lijstje mag komen te staan. Neem je het lijstje door en pak je de 5 meest belangrijke acties die op het lijstje staan. Bepaal van deze 5 acties wat je absoluut vandaag moet doen. Zorg ervoor dat je dit in ieder geval gedaan hebt vandaag.

Zo hoef je aan het einde van de dag geen zorgen te maken, dat er weer veel onverwachte dingen tussendoor zijn gekomen, want het meest belangrijke heb je tenslotte gedaan. Je kan alsnog met een voldaan gevoel naar huis.

2. Gebruik de prioriteitenmatrix

Bij het maken van deze keuze is het handig om de prioriteitenmatrix erbij te gebruiken.Deze prioriteitenmatrix helpt je om van al je taken vast te stellen of ze belangrijk en/of dringend zijn.

  • Belangrijk zijn zaken die in het oog lopen en/of veel mensen treffen.
  • Dringend zijn zaken die vóór een bepaalde tijd af moeten zijn.
prioriteiten stellen

Dringende zaken overvallen ons vaak, een telefoontje of je baas of collega hebben je dringend nodig. Terwijl belangrijke dingen te maken hebben met het behalen van onze doelen.

Dringend en belangrijk is iets wat natuurlijk de hoogste prioriteit heeft, het is vaak een crisissituatie. Toch is het goed om deze situatie zo veel mogelijk te vermijden. In kwadrant A zijn we vaak brandjes aan het blussen.

In kwadrant B zijn we bezig met onze planning. dingen doen die ons dichter bij ons doel brengen. Hoe beter we zijn in kwadrant B hoe minder we met kwadrant A te maken krijgen.

In kwadrant C krijgen we te maken met onderbrekingen, telefoontjes of vragen van collega’s om nu iets uit te zoeken. In kwadrant D kunnen de dingen oppakken als we tijd over hebben.

3. De ‘moet ik dit nu doen’ methode

Met deze methode kan je jezelf de vraag ‘Moet ik dit nu doen?’ op 5 verschillende manieren stellen.

Moet ik dit nu doen? Is er een need-to-do of een nice-to-do? Moet jij die taak of actie wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag zou willen doen, als je tijd had? Of vind je dat je het moet doen, omdat het je nu eenmaal wordt gevraagd, ook al behoort het niet tot jouw core business? Uit automatisme zeggen we vaak ten onrechte ‘ja’.

Moet ik dit nu doen? Ben jij degene die dit moet doen of kun je het delegeren? De manier bij uitstek om tijd te winnen is dingen wel te doen, maar niet zelf.

Moet ik dit nu doen? Is dit wat er moet gebeuren of is er een beter alternatief? Je wilde eigenlijk gaan mailen, maar misschien is een telefoontje effectiever.

Moet ik dit nu doen? Kan het wachten? Veel zaken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Is de urgentie reëel of aangedikt door anderen?

Moet ik dit nu doenMoet er überhaupt iets gedaan worden? Niet altijd ligt de oplossing in een te ondernemen actie. Krijg je een cc-mail dan hoef je geen actie te ondernemen, want zo’n mail is bedoeld als informatie. Veel problemen lossen zich bovendien vanzelf op. Niets doen kan dus ook slim zijn.

Wat is voor jou belangrijk?

Met deze drie tips kan je meer overzicht krijgen waar jouw aandacht op een dag naar toe mag gaan. Maar naast de vraag wat heeft prioriteit is er ook nog de vraag “Wat is voor jou belangrijk?”

Waar krijg je energie van en wat kost je energie? Hoe is de verhouding tussen deze twee? Waarom doe je de dingen die je energie kosten?

Wil jij een stapje verder dan alleen kijken waar je prioriteiten liggen? Heb jij behoefte aan wat meer verdieping in alles wat je doet? Vind jij het belangrijk om kritisch te kijken hoe jij jouw kostbare tijd besteed? In mijn trainingen leer ik je meer over hoe je slim kan omgaan met werkdruk of download mijn gratis e-book Grip op je e-mail

E-book Grip op je e-mail | Angelique Vijge Structuurcoach