Te lange to-do lijst? Plan maximaal 5 taken per dag

Je begint de dag met een lijst die niet op één blaadje past. Je rent van afspraak naar afspraak, beantwoordt tussendoor je mail en probeert ook nog je administratie bij te werken. Als je ’s avonds op de bank ploft, vraag je je af: wat heb ik vandaag nu eigenlijk gedaan?

De valkuil van de lange to-dolijst

Een lange lijst voelt productief. Alles staat erop, je vergeet niets. Maar zo’n lijst kiest niet voor je. De taak die ertoe doet staat tussen twintig kleine, en aan het eind van de dag heb je veel afgestreept, behalve die ene. Dat is het gevoel dat je altijd achter de feiten aanloopt.

Daarom werk ik met een simpele regel: maximaal vijf taken per dag. Je productiviteit gaat erdoor omhoog, en je hoofd wordt rustiger.

“Dat gaat mij nooit lukken”

Debby kreeg een planner van me cadeau en vertelde erover in een video. Toen ze las dat je niet meer dan vijf taken per dag plant, was haar eerste reactie: dat gaat mij nooit lukken. Dat snap ik. De meeste ondernemers gaan gewoon aan de slag met wat er op ze afkomt. Maar daar zit het verschil: bij twintig taken ben je druk, bij vijf taken ben je doelgericht.

Zo werkt de 5-takenregel, en waarom je productiviteit erdoor omhoog gaat

Je kiest aan het begin van de dag, of liever nog de avond ervoor, de vijf taken die vandaag echt gedaan moeten worden. De taken die ertoe doen voor je bedrijf, ook als ze niet de leukste of de snelste zijn. Die vijf schrijf je op. De rest van je lijst blijft bestaan, maar staat ergens anders.

Vijf klinkt weinig. Tel eens hoeveel uur je overhoudt als je afspraken en je mail eraf zijn. Vaak is dat minder dan je denkt. Vijf taken passen daar precies in, met ruimte voor wat er onverwacht tussendoor komt. Is er tijd over, dan pak je iets van de grote lijst. Dat is extra, en zo voelt het ook.

Wat het je oplevert

• Helderheid. Je weet waar je aan werkt. Geen gepieker over waar je moet beginnen.
• De juiste dingen. Je dag gaat naar wat belangrijk is voor je bedrijf.
• Voldoening. Aan het eind van de dag heb je de belangrijkste dingen gedaan. Dat voelt anders dan druk geweest zijn.
• Rust in je hoofd. Een korte lijst is te overzien, ook om elf uur ’s avonds.
• Realistischer plannen. Je leert hoeveel er echt in een dag past.

Hoe kies je die vijf?

Dat is de echte vraag. Stel jezelf per taak de vraag: wat gebeurt er als ik dit vandaag niet doe? Is het antwoord “niets”, dan hoort hij niet bij de vijf. Hoe je dat scherper krijgt, lees je in mijn blog over prioriteiten stellen.

Probeer het morgen

Plan voor morgen vijf taken. Schrijf ze op papier, dan staan ze vast. Mijn weekplanner Slim plannen is hier precies op gemaakt: per dag ruimte voor vijf taken, en een plek voor alles wat later mag.

Kijk na een week terug. Grote kans dat je meer hebt afgemaakt dan in de weken ervoor, en rustiger bent gestopt.

Veelgestelde vragen over de 5-takenregel

Wat als ik meer dan vijf taken op een dag heb?

Dan kies je. Vijf is geen wet, het is een grens die je dwingt te kiezen wat vandaag echt moet. De rest zet je op je weeklijst of een dag verder. Is er tijd over, dan pak je er een bij.

Tellen afspraken mee als taak?

Nee. Afspraken staan in je agenda en kosten al tijd. De vijf taken zijn het werk dat je daarnaast doet. Heb je een dag vol afspraken, dan plan je minder dan vijf.

Werkt de 5-takenregel ook als je een team hebt?

Juist dan. Als jij elke dag vijf taken kiest, zie je vanzelf welke taken eigenlijk bij een ander horen. Dat is het begin van loslaten en uit handen geven.