Stel je werkt met een klein team samen. Jouw team bestaat uit 2 of 3 mensen.
Je wilt graag dat je collega iets voor je doet, je loopt naar haar toe; ‘Wil jij vandaag zorgen dat de mail naar een klant A wordt gestuurd’. Je collega antwoord; ‘Ja prima, pak ik op’.
Loslaten
Fijn, je loopt weer terug naar je eigen werkplek. Maar dan….., die mail is toch wel belangrijk, hoe weet je nu dat je collega dit ook heeft opgepakt. Je wil er niet nog een keer naar toe lopen om te vragen of het al gedaan is, maar je wil het eigenlijk ook weten. Je kan het nu nog niet loslaten in je hoofd, terwijl je het juist hebt uitbesteed omdat je het los wil laten.
Je wil je collega vertrouwen en haar ook niet het gevoel geven dat je haar steeds controleert.
Focus en concentratie
Zie je wat er nu in je hoofd gebeurt? Zie je wat er gebeurt met je tijd, je focus en je concentratie?
Qua tijd ben je op de eerste plaats naar je collega gelopen en weer terug naar je eigen werkplek. In eerste instantie had je het gevoel dat je het los kon laten, want hebt het tenslotte uitbesteed.
Maar nu blijft het toch in je hoofd hangen. Hierdoor kan je je niet concentreren op je eigen werk. Je voelt je ook ongemakkelijk om nog een keer naar je collega toe te gaan. Los van het feit dat je weer die tijd kwijt bent om er naar toe te lopen, wil je jouw collega ook niet het gevoel geven dat je haar niet vertrouwd of dat je haar controleert.
Ondertussen blijft de onrust in je hoofd, waardoor je er toch maar naar toe gaat. Oh gelukkig, ze had de klant al gelijk beantwoord nadat je het had gevraagd.
Dat is fijn om te weten, je verontschuldigd je nog even voor de controle en dan pas kan je je focussen op je eigen werk. Uiteindelijk had je die mail beter zelf kunnen beantwoorden, dat had je veel tijd gescheeld.
Takenlijst
Een gezamenlijke takenlijst kan de oplossing bieden. Een takenlijst waarin je elkaar opdrachten kan toewijzen en waarin je kan afvinken dat het gedaan is. Je kan van elkaar zien dat taken gedaan zijn, niet vanuit controle of wantrouwen maar vanuit samenwerking en vertrouwen.
Een gezamenlijke takenlijst kan een app zijn waar je beide een account van hebt maar kan ook een eenvoudige lijst zijn. Dat is maar net wat bij jullie situatie past. Waar jullie behoefte aan hebben.
Meedenken
Wil jij graag weten wat de mogelijkheden zijn voor jouw team? Wil niet zelf het wiel opnieuw uitvinden? Als structuurcoach denk ik graag mee wat voor jullie de beste oplossing is.